教授 メール 返信の返信。 「ご返信ありがとうございます」の使い方・例文・ましたとの違い

【不安解消!】教授からメールの返信こない時の対処法

教授 メール 返信の返信

「ビジネスメールの返信」:基本マナーとは? まずはじめにメールの返信の基本的なマナーを紹介します。 受け取った翌日までに返信するのが基本マナー ビジネスメールの基本は、メールを確認したらすぐに返信するのが好ましいですが、すぐに返信できない時は、遅くとも翌日までに返信します。 回答するための確認に時間がかかるような場合は、その旨を記したメールをとり急ぎ返信します。 その時は、すぐに回答できない理由と、いつまでに回答するという日時を明記することが大切です。 メールを受け取ったら返信するのが基本マナー メールを受け取ったら返信するのが基本のマナーです。 特に返信を求められていない情報共有を目的としたメールであっても「確認しました」ということと、情報共有していただいたことへのお礼を返信することを心がけます。 「返信は不要です」と書かれたメールには返信の必要はありませんが、受ける側の手間を配慮して書かれている場合などで、返信の必要を感じた時は返信してもマナー違反ではありません。 返信メールには「お礼の返信(返信の返信)」をするのが基本マナー メールのやりとりを「どこまで」で終わらせるかということは悩む人が多いところです。 自分が送ったメールを自分で終わらせるという考え方です。 もちろんこれ以外がマナー違反になるということではなく、お礼の返信メール(返信の返信メール)にさらに返信する必要性がある場合などは返信しても問題ありません。 但し、プライベートメールとは異なるビジネスメールの留意点は、簡潔な内容でかつ、少ない回数で完結することが求められる点です。 そのため、必要以上に長くなる往復は避けるとともに、最小の返信の回数で完結できるよう、最初に送る時点から工夫する事も大切です。 例えば、日程調整のお願いをする時に「いつがよろしいですか」と漠然とした状態で質問してしまうと、調整のため何度もメールを往復することになってしまいますが、最初から候補日時を提示して相手に選んでもらうようにすれば、簡潔に日程が決められます。 「CC」メールへの返信は基本的に不要 自分が「CC」に指定されたメールを受け取った場合は、基本的にそのメールへの返信は不要です。 「CC」(Carbon Copy)とは、「メールの写し」という意味で、基本的には情報を共有したい目的で使用するため、CCメールを受け取った人は静観する立場となります。 但し、CCで受け取ったメールに発言する必要がある場合はもちろん返信してもマナー違反ではありません。 その時、CCで指定された人が複数いる時は、関係者全員に情報共有を行うという意味で、一般的には全員に返信するのが基本の考え方ですが、メールの内容や目的に応じて、送信者のみに返信することもあります。 「ビジネスメールの返信」:書き方とは? 次に返信メールの基本の書き方を紹介します。 「件名」は書き換えないで返信する メールを返信する時の件名は、書き換えずにそのまま返信するのが基本です。 書き換えないことによってメールの履歴を件名で管理することができるためです。 何度も往復が続き、「Re:」が増えて件名が長くなってしまった場合は「Re:」を一つに減らしても問題ありません。 その時、さらに往復が増えそうな場合は、「Re 4 :〇〇のご連絡」というように「Re」の数を記すと何回目のメールなのかの管理がしやすくなります。 また、メールの件名に送信者の名前が入っている時、名前に「様」をつけて返信しないと失礼になるのではと考える人もいますが、そのまま返信してもマナー違反ではないという認識が一般的となっています。 この書き方を「引用する」といいます。 引用して返信することで、質問への回答を明確かつ簡潔に記すことができます。 引用にはメールの全文を引用する形と、必要な部分のみを抜粋して引用する形があります。 メールの長さや内容によって使い分けます。 承知いたしました。 「ビジネスメールの返信」:状況別の例文 次に状況別の返信例文を紹介します。 「日程調整」メールへの返信(社内) 日程調整の返信例を紹介します。 日程調整をお願いする時は、箇条書きにして番号を振ると、引用しての返信がしやすくなります。 〇〇さん お疲れさまです。 日程の調整をありがとうございます。 3.は出張のため終日不可となります。 以上、よろしくお願いいたします。 (メール署名) 「日程調整」メールへの返信(就活の日程確定) 就活におけるメールの返信例文です。 〇〇株式会社人事部 人事課 〇〇様 お世話になっております。 鈴木〇〇と申します。 書類選考をいただきありがとうございます。 選考通過とのことで重ねてお礼申し上げます。 ぜひ、次の面接に参加させていただきたく存じます。 ご提示いただきました日程のうち、下記日時に参加が可能でございます。 (メール署名) 「退職メール」への返信(取引先) 社内で退職する人から挨拶のメールを受け取った場合は、引き継ぎを目的としたメールではなく退職のご挨拶のメールであれば基本的に返信の必要はありません。 最終勤務日までに余裕を残して送られてきた時などで返信したい時は、ねぎらいの言葉などを簡潔に記して返信します。 退職という個人的な内容のメールですが、あくまでも会社から貸与されたメールアドレスを使っての業務中のメールであるため、個人的な思い出を長く書いたりすることは控えるようにします。 取引先からの退職の挨拶の場合は返信するのが基本です。 お世話になったことへのお礼と今後の健康や繁栄を祈る言葉を添えて返信します。 お忙しい中、ご丁寧な退職のご挨拶を頂きありがとうございます。 これから仕事をご一緒できないことが大変残念です。 今までいただいたお力添えとご指導に深く感謝申し上げます。 またご縁がございましたらどうぞよろしくお願いいたします。 (メール署名) 「訃報」メールへの返信(上司) 訃報のメールを受け取った時は「お悔やみ申し上げます」「謹んでご冥福をお祈りいたします」などのお悔やみの言葉とともに簡潔に返信します。 亡くなった理由をたずねたり詮索したりすることはマナー違反です。 「お疲れさまです」などの挨拶の言葉は省いてお悔やみの言葉から始めます。 このたびは突然のことで、心よりお悔やみを申し上げます。 何かお手伝いできることがあればご遠慮なくお申し付けください。 謹んでご冥福をお祈り申し上げます。 (メール署名) 下記の記事でもお悔やみのメールへの返信例文を紹介していますので参考にしてください。 「お礼」を伝える返信メール(上司) お礼を伝えるメールの返信例文です。 お礼の言葉と、具体的に何に感謝しているのかを伝え、今後の指導を願う言葉で締めます。 〇〇部長 お疲れさまです。 お忙しい中、ご丁寧なメールをいただきありがとうございます。 おかげさまで、… をすることができました。 特に… につきましては、大変ありがたく思っております。 部長の細やかなお心遣いにいつも感謝しております。 今後とも、ご指導よろしくお願いいたします。 (メール署名) 「お礼」を伝える返信メール(就活) 就活における会社説明会の日程の連絡メールへの返信例です。 連絡をもらったら必ず返信しましょう。 鈴木〇〇と申します。 この度は、会社説明会の日程のご返信をいただきありがとうございます。 当日はお世話になりますが、よろしくお願いいたします。 お忙しい中、ご対応いただき感謝いたします。 取り急ぎ、回答のお礼を申し上げます。 (メール署名) まとめ 自分が送ったメールは相手の回答に対してお礼の返信をして終わる、という基本を覚えておきましょう。 また情報共有などの目的で、返事の必要がないメールを受け取った時でも、基本的には返信するのがマナーであることも頭に入れておきましょう。 送ってくれたことへのお礼と、確かに受け取ったことを連絡する意味があります。 ビジネスではメールに限らず、対応していただいたことへのお礼を、その都度欠かさない姿勢が大切です。 ビジネスメールのマナー全般については、以下の記事でまとめていますので参考にしてください。

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返信するとき、件名を変えるべきか メールの返信をするときに、件名を書き換えるべきか迷う人も多いようです。 「件名を書き換えた方が、用件が伝わりやすい」 「件名が変わっていると、返信だと気が付かない」 いろいろな意見があるでしょう。 まず、一般的にどのように処理をしている人が多いのか。 そこから整理していきましょう。 質問:ビジネスメールを返信するときに「Re:」を削除して件名を変えていますか 相手から受け取ったメールを返信する際、自動的に件名につく「Re:」を削除して件名を変えているかという問いに対しては、「変えている」(15. 「Re:」を残したまま返信する人が多数派といえます。 ちょっと古いデータですが、ご了承ください。 (出典)一般社団法人日本ビジネスメール協会「ビジネスメール実態調査2014」 私(平野友朗)自身も、件名は原則変えずにやりとりをしています。 その理由も含めて、返信のときに件名を変えてはいけない3つの理由をお伝えします。 返信のときに件名を変えてはいけない3つの理由 【理由1】「Re:」によって返信かどうかを知らせる 「Re:」がついていれば返信メールだと判断がつきます。 逆に「Re:」がついていなければ新規のメールだと判断されます。 返信メールによって、仕事が前に進みます。 その前に、こちらの何かしらのアクション(メール)があるはずです。 質問なのか、相談なのか、苦情なのか、要求なのか、お礼なのか。 こちらの「伝えたい」という行動に対する相手のリアクションが、返信となって返ってくるわけです。 つまり、返信メールは、その受信者にとっても意味深いものです。 一方「Re:」がついていないものは、新規のメールです。 その中には、報告、連絡、相談、苦情、依頼、営業メール、メルマガ、迷惑メールなども含まれます。 つまり、自分に関係のないものも含まれているということを、受信者は知っているのです。 人によっては、新規メールよりも返信メールの優先順位を上げて読みます。 だからこそ、「Re:」はつけたままにするべきでしょう。 【理由2】ツリー構造が崩れる!? メールソフトによりますが、「Re:」をとってしまうことでツリー構造が崩れてしまうことがあります。 相手のメールの管理を邪魔しているようなものです。 そのため、一部のIT系の方からは疎まれている行為です。 それによって受信者は、メールを見逃したり、対応が遅れる可能性もあります。 対応が遅れるということは、送信者にとってもデメリットが生まれます。 お互い損をする可能性があるので使わない方がいいですね。 【理由3】丁寧さ vs 効率 一部のマナー講師は「毎回、件名を変えましょう」と指導しています。 また、件名の中に「様」がついていたら、それも削除するように指導しています。 ビジネスメールはコミュニケーションの道具です。 効率を著しく落とすのは意味がありません。 逆に、不快感を与えても意味がありません。 毎回、「様をつける」、「様をとる」。 このように書き換えているならば、そこには時間というコストが発生しています。 メールの通数が1日1通ならば、それでもいいでしょう。 1日10回そのような作業をしたならば、数秒は無駄になっています。 それが積もり積もると、大きなロスに繋がります。 結論・・・「Re:」はつけたままでOK 以上、3つの理由から「Re:」は付けたままにするべきだと言えます。 もちろん、最終的な判断は「相手を見て」がベストです。 メールをほとんど使わない人が相手ならば、「この『Re:』ってなんだろう?」「何かの間違いなかぁ」と思う可能性もあります。 そういった相手には、「Re:」をつけないことが配慮になります。

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「教授へのメール」書き方とマナー!お礼の返信や謝罪の例文も

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スマホから個人のメールアドレスでメールを送るのはやめましょう。 教授がメールチェックを行い、返信メールを送信するのはほとんどPCからです。 ところが携帯のキャリアメールでは、スパムメール対策のためPCからのメールをオミットするフィルターを導入していることも多いです。 教授からの返信があっても、携帯側ではじく設定になっていると、受信しても気付かなかったり、受信自体ができなかったりします。 スパムメールと自動判定してごみ箱に送られていた、そもそも受信されていなかった、なんて話が非常に多く、「送った・送ってない」でトラブルになる可能性すらあります。 教授へのメールは、基本的に大学から支給されたメールアドレス、せめてGmail、Yahoo! メールを使用してメール送信しましょう。 メールアプリを使えばスマホでも簡単にメールのやり取りができるので、ぜひ登録しておきましょう。 メールの形式では以下の項目は必ず記載しましょう。 以下ではそれぞれ作成のコツをご紹介しますのでぜひチェックしてみましょう。 「先生」「教授」がそれだけで一種の尊称なので、さらに「様」を付ける必要はありません。 といった一文を入れておくのがいいでしょう。 次に「自分 送信者 が誰なのかを明示」します。 などと記載しましょう。

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